賃金台帳とは? 記載事項・保存期間・書き方を解説(記入例あり)

こんにちは。福岡の社労士・安部敏志です。

今回は、人事労務における法定三帳簿の1つである賃金台帳について、記載事項や保存期間など法律的な根拠を踏まえて、詳細に解説します。

賃金台帳は、労働基準監督署による監督指導でも必ずチェックされる重要書類であるため、要注意です。

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賃金台帳とは

賃金台帳とは、労働基準法により作成・保存期間が義務づけられている法定帳簿であり、人事労務における重要書類の1つです。

なぜそんなに重要かというと、社員の生活にとって最も大切な賃金額であり、その金額の根拠を示す書類だからです。

そして、この賃金台帳は、事業場ごとに作成することが義務づけられています。

労働基準法第108条(賃金台帳)
使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

なお、賃金台帳は人事労務における法定三帳簿と言われていますが、残りの2つは労働者名簿、出勤簿です。

労働者名簿については以下の記事をご参考ください。

労働者名簿とは法律により作成が義務づけられている法定帳簿です。違反した場合は、30万円以下の罰金です。今回は労働者名簿の対象、必須の記載事項などを解説し、最後に様式もプレゼントします!

賃金台帳の記載事項

賃金台帳の具体的な記載事項は、労働基準法施行規則第54条により、労働者各人別に以下の事項を賃金台帳に記入しなければならないと定められています。

賃金台帳の様式を後で示しますが、様式は何でも構いません。ただし、記載事項は漏れのないようにしなければなりません。

以下の記載事項に不足があれば法令違反となりますので、不備がないように注意してください。

  1. 氏名
  2. 性別
  3. 賃金(諸手当、賞与を含む)計算期間
  4. 労働日数
  5. 労働時間数
  6. 時間外労働/休日労働/深夜労働の時間数
  7. 賃金の種類(基本給、諸手当)ごとの金額
  8. 控除した場合にはその額

なお、労働時間数、時間外労働・休日労働・深夜労働の時間数については、昨今の長時間労働対策の影響もあり、労働時間の把握に関するガイドラインが更新されています。

以下の記事で解説していますのでご参考ください。

労働時間の適正な把握に関する新しいガイドラインが発表されました。今回は、会社として労働時間をどのように把握・管理すべきかという点について、このガイドラインを踏まえて解説します。

賃金台帳作成の対象者

賃金台帳は、すべての労働者分、つまり正社員だけでなく、パート、アルバイト、契約社員、嘱託などの雇用区分に関わらず、作成しなければなりません。

日雇労働者の賃金台帳

日雇労働者の場合、労働者名簿の作成は不要ですが、賃金台帳の作成は必要です。

管理監督者の賃金台帳

部門長など管理監督者の賃金台帳については、時間外労働や休日労働の時間数は記載不要です。

しかし、深夜労働の時間数は記載する必要があります。この理由については、以下の記事で解説していますが、管理監督者であっても、深夜労働の割増賃金は支払う必要があるためです。

多くの企業で管理職は残業代なしと誤解されていますがそれは間違いです。法令や裁判例を引用し、徹底解説します。

役員の賃金台帳

役員はそもそも労働者ではないので、賃金台帳の作成は不要です。ただし、兼務役員の場合は、労働者部分の賃金について作成が必要です。

賃金台帳の保存期間

賃金台帳は、最後の記入日を起点として3年間の保存義務があります。

ただし、この法定期間というのは、最低限の期間です。そのため、実務的には5年以上保管するようにオススメしています。

必ずしも紙で保管する必要はなく、PCによる管理方法も認められていますが、求められたときには、すぐに表示、印刷できることが条件となっているのでご注意ください。

また、賃金台帳は、各事業場で作成することになっています。

本社以外に支店などがある場合は、各事業場で作成・保管する必要があります。本社で一括して作成する場合は、事業場ごとにまとめておき、各事業場に配布しておくと良いでしょう。

なお、賃金台帳以外にも、人事労務関係で法的な保存義務がある書類はたくさんあります。以下の記事では、どんな書類に法的義務があるのかを一覧にまとめ、保存期間を詳細に解説していますのでご参考ください。

人事担当者の基本中の基本である「人事労務に関係する書類の保存期間」について、根拠となる法令、間違いやすい起算日について詳細に解説します。

賃金台帳と給与台帳の違い

よくある質問が、給与台帳や給与明細で代替できるかというものですが、大半の場合は代替不可です。

法定の記載項目を満たしていれば名称は何でも構わないのですが、一般的に給与明細には、賃金計算期間、労働日数、労働時間数などは記載されていませんし、給与台帳の場合には項目以前に以下の大きな違いがあります。

  • 賃金台帳:労働者ごとにまとめられたもの
  • 給与台帳:月ごとにまとめられたもの

繰り返しになりますが、記載事項に不備があれば、法令違反となり、是正勧告の対象になります。

賃金台帳の様式

賃金台帳の様式は任意です。これは労働基準法施行規則第59条の2に基づき認められていますが、記載事項に漏れがないかは必ず確認してください。

労働基準法施行規則第59条の2(抜粋)
労働者名簿又は賃金台帳に用いるべき様式は、必要な事項の最少限度を記載すべきことを定めるものであつて、横書、縦書その他異なる様式を用いることを妨げるものではない。

「賃金台帳 様式」で検索すれば、様々なサイトから様式を入手することができますが、間違いがないのは、厚生労働省のサイトから入手することであり、リンクを以下に貼っておきます。

賃金台帳の書き方・記入例

厚生労働省神奈川労働局が以下のとおり記載例を示していますのでご参考下さい。

賃金台帳の記入例

先程ご紹介した記載事項をすべて網羅していることがわかります。

ただ、念のため申し上げると、最も重要なことは、正しく記載されているかどうかです。

特に、時間外労働や休日労働の時間数、それに基づく割増賃金額の計算については、当事務所でも時間をかけて指導していますが、不慣れな担当者だと確実に間違っています。

本記事の最後に紹介するオススメの給与計算ソフトを用いるなどミスのないようにしておく必要があります。賃金支給額を間違えるのは人事担当者失格ですが、人はミスをしてしまうものです。であればミスをしないような仕組みづくりを考えるのが優秀なビジネスマンです。

以下の記事では残業代計算のよくある間違いを解説していますのでご参考ください。

今さら聞けない残業代の基本と計算方法、所定労働時間と法定労働時間の違い、残業代の計算を間違ってしまうとどれほど大きな金額になってしまうかという点について徹底的に解説します。

まとめ

今回は、人事労務における法定三帳簿の1つである賃金台帳について、記載事項や保存期間、よくある間違いについて詳細に解説しました。

繰り返しになりますが、賃金台帳とは、労働基準法により作成が義務づけられている法定帳簿であり、違反した場合は、30万円以下の罰金が課されます。

労働基準監督署による監督指導でも必ずチェックされる重要事項になりますので、この機会にぜひきちんと整備しておいてください。

私の過去の職歴もあって、労働基準監督署が突然来たとき、どのように対応をすればよいのかといったご相談を受けることも少なくありません。そこで、今回は労働基準監督署が突然、臨検に来たときにどのように対応すれば良いのか、対策の3つのポイントを解説します。

なお、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿のいわゆる法定三帳簿は、記載事項のかなりの部分が重複します。

そのため、別々に管理するよりも給与計算システムで作成する方がはるかに便利で、なにより正確です。紙やエクセルだとお金がかからないから良いという人がたまにいますが、人件費の方が高くつきますよ・・・

当事務所ではよくオススメの給与計算ソフトを教えて欲しいという質問を受けますが、その際は以下の2つをご紹介しています。

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この記事を書いた人


安部敏志:社会保険労務士

「就業規則は働き方のルールであり、社内で自ら作成・修正すべき」という信念のもと、中小企業の人事担当者の育成に従事。
その他、専門雑誌等の記事の執筆にも積極的に対応。

事務所公式サイト:あべ社労士事務所

なお、同業の社労士から事務所運営や営業方法などの相談を受けることが増えていますが、当事務所は開業当時から この方法をそのとおりに実行しているだけです。

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