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人事労務管理を行う上での基本であり、法定3帳簿の1つである賃金台帳について、記載事項や保存期間など法律的な根拠を踏まえて、詳細に解説します。
賃金台帳は、労働基準監督署による監督指導でも必ずチェックされる重要書類であるため、要注意です。
賃金台帳とは
賃金台帳とは、労働基準法により作成・保存期間が義務づけられている法定帳簿であり、人事労務における重要書類の1つです。
なぜそんなに重要かというと、社員の生活にとって最も大切な賃金額であり、その金額の根拠を示す書類だからです。
そして、この賃金台帳は、事業場ごとに作成することが義務づけられています。
- 労働基準法第108条（賃金台帳）
- 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。
なお、賃金台帳は人事労務における法定三帳簿と言われていますが、残りの2つは労働者名簿、出勤簿です。
労働者名簿については以下の記事をご参考ください。
賃金台帳の記載事項
賃金台帳の具体的な記載事項は、労働基準法施行規則第54条により、労働者各人別に以下の事項を賃金台帳に記入しなければならないと定められています。
賃金台帳の様式を後で示しますが、様式は何でも構いません。ただし、記載事項は漏れのないようにしなければなりません。
以下の記載事項に不足があれば法令違反となりますので、不備がないように注意してください。
- 氏名
- 性別
- 賃金（諸手当、賞与を含む）計算期間
- 労働日数
- 労働時間数
- 時間外労働/休日労働/深夜労働の時間数
- 賃金の種類（基本給、諸手当）ごとの金額
- 控除した場合にはその額
なお、労働時間数、時間外労働・休日労働・深夜労働の時間数については、昨今の長時間労働対策の影響もあり、労働時間の把握に関するガイドラインが更新されています。
賃金台帳作成の対象者
賃金台帳は、すべての労働者分、つまり正社員だけでなく、パート、アルバイト、契約社員、嘱託などの雇用区分に関わらず、作成しなければなりません。
日雇労働者の賃金台帳
日雇労働者の場合、労働者名簿の作成は不要ですが、賃金台帳の作成は必要です。
管理監督者の賃金台帳
部門長など管理監督者の賃金台帳については、時間外労働や休日労働の時間数は記載不要です。
しかし、深夜労働の時間数は記載する必要があります。
この理由については、以下の記事で解説していますが、管理監督者であっても深夜労働の割増賃金は支払う必要があるためです。
関連：残業代の対象になる管理職とならない管理職を法令・裁判例で解説！
役員の賃金台帳
役員はそもそも労働者ではないので、賃金台帳の作成は不要です。
ただし、兼務役員の場合は、労働者部分の賃金について作成が必要です。
賃金台帳の保存期間
賃金台帳は、最後の記入日を起点として3年間の保存義務があります。
ただし、この法定期間というのは、最低限の期間です。そのため、実務的には5年以上保管するようにオススメしています。
必ずしも紙で保管する必要はなく、PCによる管理方法も認められていますが、求められたときには、すぐに表示、印刷できることが条件となっているのでご注意ください。
また、賃金台帳は、各事業場で作成することになっています。
本社以外に支店などがある場合は、各事業場で作成・保管する必要があります。本社で一括して作成する場合は、事業場ごとにまとめておき、各事業場に配布しておくと良いでしょう。
なお、賃金台帳以外にも、人事労務関係で法的な保存義務がある書類はたくさんあります。
以下の記事では、どんな書類に法的義務があるのかを一覧にまとめ、保存期間を詳細に解説していますのでご参考ください。
関連：人事・労務に関係する書類の保存期間を根拠法を含めて解説！
賃金台帳と給与台帳の違い
よくある質問が、給与台帳や給与明細で代替できるかというものですが、大半の場合は代替不可です。
法定の記載項目を満たしていれば名称は何でも構わないのですが、一般的に給与明細には、
- 賃金計算期間
- 労働日数
- 労働時間数
などが記載されていませんし、給与台帳の場合には項目以前に以下の大きな違いがあります。
- 賃金台帳：労働者ごとにまとめられたもの
- 給与台帳：月ごとにまとめられたもの
繰り返しになりますが、記載事項に不備があれば、法令違反となり、是正勧告の対象になります。
といっても、市販の給与計算ソフトを利用していれば、賃金台帳の出力機能はあるはずなので、ソフトを利用していれば心配は無用でしょう。
賃金台帳の様式
賃金台帳の様式は任意です。
労働基準法施行規則第59条の2において、任意の様式で良いことは認められていますが、記載事項に漏れがないかは必ず確認してください。
- 労働基準法施行規則第59条の2（抜粋）
- 労働者名簿又は賃金台帳に用いるべき様式は、必要な事項の最少限度を記載すべきことを定めるものであつて、横書、縦書その他異なる様式を用いることを妨げるものではない。
「賃金台帳 様式」で検索すれば、様々なサイトから様式を入手することができますが、間違いがないのは、厚生労働省のサイトから入手することであり、リンクを以下に貼っておきます。
- 賃金台帳（常用労働者）：：正社員、パート等の常時労働者を使用する場合
- 賃金台帳（日雇労働者）：日々雇い入れられる者を使用する場合
賃金台帳の書き方・記入例
厚生労働省神奈川労働局のウェブサイトに以前掲載されていた記載例がわかりやすかったので、以下のとおり引用します（現在はリンク先が消失）
先程ご紹介した記載事項をすべて網羅していることがわかります。
ただ、念のため申し上げると、最も重要なことは正しく記載されているかどうかです。
特に、時間外労働や休日労働の時間数、それに基づく割増賃金額の計算について当事務所で確認すると、不慣れな担当者の場合よく間違っています。
以下の記事では残業代計算のよくある間違いを解説していますのでご参考ください。
関連：残業代の仕組みと計算方法・ 9割以上の会社が間違う部分を詳細解説
まとめ
今回は、人事労務における法定三帳簿の1つである賃金台帳について、記載事項や保存期間、よくある間違いについて詳細に解説しました。
繰り返しになりますが、賃金台帳とは、労働基準法により作成が義務づけられている法定帳簿であり、違反した場合は30万円以下の罰金が課されます。
労働基準監督署による監督指導でも必ずチェックされる重要事項になりますので、この機会にぜひきちんと整備しておいてください。
関連：労働基準監督署の調査に対応するときの3つのポイントとは？
なお、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿のいわゆる法定三帳簿は、記載事項のかなりの部分が重複します。
別々に管理するよりも給与計算システムで作成する方がはるかに便利で、なにより正確です。
お金がかからない紙やエクセルの方が良いという人がたまにいますが、人件費の方が高くつきますよ・・・😅
- 毎年のように改正される労働法令への対応に頭を悩ませている
- 総務や経理などの他の業務を兼務しているので、人事労務業務だけに時間を割けない
といった悩みを抱える企業の経営者・人事労務担当者向けに、公開型のブログでは書けない、本音を交えた人事労務に関する情報・ノウハウ、時期的なトピックに関するメールマガジンを「無料」で配信しています。
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