最近はありがたいことに、就業規則の見直しに関するご相談が増えていますが、まだまだ多くの会社がマイナンバーに関して未対応です。

就業規則に必要なマイナンバーに関する規定はたった1つで、残りは会社の実態に応じて必要かどうかというところです。

ただ、意外と多くの方が特定個人情報と個人情報の違いとの違いをあまり理解されていないようです。

そのため、今回は、特定個人情報の定義、そして特定個人情報と個人情報の違いについて解説します。

特定個人情報とは？

特定個人情報とは、番号法（正式名称は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」）により定義されたもので、個人番号（マイナンバー）をその内容に含む個人情報です。

番号法第2条（定義）第8項

この法律において「特定個人情報」とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。第7条第1項及び第2項、第8条並びに第48条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項を除き、以下同じ。）をその内容に含む個人情報をいう。

わかりやすく説明すると、個人番号が記載された用紙が特定個人情報に該当します。

実務的に言えば、例えば、雇用保険関係の届出として、以下の図のように「雇用保険被保険者資格取得届」にはマイナンバーの記載が義務づけられていますが、この「雇用保険被保険者資格取得届」はマイナンバーが記載されることで特定個人情報に該当することになります。

なお、番号法には、特定個人情報と別に、特定個人情報ファイルという定義もされています。

番号法第2条（定義）第9項

この法律において「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

特定個人情報と個人情報の違い

次に個人情報についてですが、これは個人情報保護法（正式名称は「個人情報の保護に関する法律」）により定義されたもので、氏名、生年月日などにより特定の個人を識別することができるものです。

個人情報保護法第2条（定義）

この法律において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。

個人情報に該当する情報は幅広く、もちろん、先程解説した特定個人情報も個人情報の中に含まれることになります。

これらの定義を理解した上で、以前いただいたご質問とその回答をご紹介します。

Q

基礎年金番号や雇用保険被保険者番号は特定個人情報に含まれるのか？

A

個人番号を含まないため特定個人情報には該当しない。ただし、特定の個人を識別することができるため個人情報には該当する。

そして、特定個人情報と個人情報の大きな違いとなる点はその取扱いです。

当然、個人情報は厳格に取り扱われる必要があります。ただし、特定個人情報はもっと厳格に取り扱われる必要があります。

以下の記事で詳しく解説していますが、特定個人情報を取り扱う際には3つのポイントに注意しなければなりません。

1. 取得：厳格な本人確認
2. 利用・提供：利用目的以外の利用・提供はダメ
3. 保管・廃棄：必要がある場合のみ保管可能、安全管理措置の遵守

関連：マイナンバー対応のために就業規則を変更する必要があるか専門家として回答します

そして、特定個人情報と個人情報の違いとして知っておかなければならない点は、罰則の重さが違うということです。

だからこそ、就業規則の中で必要なマイナンバーに関する規定として、少なくとも特定個人情報保護と懲戒の関係は入れておきましょうとアドバイスしているわけです。

まとめ

今回は、特定個人情報の定義、特定個人情報と個人情報の違いについて解説しました。

個人情報保護や守秘義務だけでなく、特定個人情報保護についても就業規則の中に規定されているか、念のため確認しておいてください。