賃金台帳とは? 記載事項・保存期間・書き方を解説(記入例あり)

こんにちは。福岡の社労士・安部敏志です。

今回は、人事労務における法定三帳簿の1つである賃金台帳について、記載事項や保存期間など法律的な根拠を踏まえて、詳細に解説します。

賃金台帳は、労働基準監督署による監督指導でも必ずチェックされる重要書類であるため、要注意です。

スポンサーリンク

賃金台帳とは

賃金台帳とは、労働基準法により作成・保存期間が義務づけられている法定帳簿であり、人事労務における重要書類の1つです。

なぜそんなに重要かというと、社員の生活にとって最も大切な賃金額であり、その金額の根拠を示す書類だからです。

そして、この賃金台帳は、事業場ごとに作成することが義務づけられています。

労働基準法第108条(賃金台帳)
使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

なお、賃金台帳は人事労務における法定三帳簿と言われていますが、残りの2つは労働者名簿、出勤簿です。

労働者名簿については以下の記事をご参考ください。

労働者名簿の記載事項と保存期間(様式プレゼント!)
労働者名簿とは法律により作成が義務づけられている法定帳簿です。違反した場合は、30万円以下の罰金です。今回は労働者名簿の対象、必須の記載事項などを解説し、最後に様式もプレゼントします!

賃金台帳の記載事項

賃金台帳の具体的な記載事項は、労働基準法施行規則第54条により、労働者各人別に以下の事項を賃金台帳に記入しなければならないと定められています。

賃金台帳の様式を後で示しますが、様式は何でも構いません。ただし、記載事項は漏れのないようにしなければなりません。

以下の記載事項に不足があれば法令違反となりますので、不備がないように注意してください。

  1. 氏名
  2. 性別
  3. 賃金(諸手当、賞与を含む)計算期間
  4. 労働日数
  5. 労働時間数
  6. 時間外労働/休日労働/深夜労働の時間数
  7. 賃金の種類(基本給、諸手当)ごとの金額
  8. 控除した場合にはその額

なお、労働時間数、時間外労働・休日労働・深夜労働の時間数については、昨今の長時間労働対策の影響もあり、労働時間の把握に関するガイドラインが更新されています。

以下の記事で解説していますのでご参考ください。

労働時間の把握に関するガイドラインが更新されているのでご注意を!
労働時間の適正な把握に関する新しいガイドラインが発表されました。今回は、会社として労働時間をどのように把握・管理すべきかという点について、このガイドラインを踏まえて解説します。

賃金台帳作成の対象者

賃金台帳は、すべての労働者分、つまり正社員だけでなく、パート、アルバイト、契約社員、嘱託などの雇用区分に関わらず、作成しなければなりません。

日雇労働者の賃金台帳

日雇労働者の場合、労働者名簿の作成は不要ですが、賃金台帳の作成は必要です。

管理監督者の賃金台帳

部門長など管理監督者の賃金台帳については、時間外労働や休日労働の時間数は記載不要です。

しかし、深夜労働の時間数は記載する必要があります。この理由については、以下の記事で解説していますが、管理監督者であっても、深夜労働の割増賃金は支払う必要があるためです。

残業代の対象になる管理職・ならない管理職を法令・裁判例で詳細解説!
多くの企業で管理職は残業代なしと誤解されていますがそれは間違いです。法令や裁判例を引用し、徹底解説します。

役員の賃金台帳

役員はそもそも労働者ではないので、賃金台帳の作成は不要です。ただし、兼務役員の場合は、労働者部分の賃金について作成が必要です。

賃金台帳の保存期間

賃金台帳は、最後の記入日を起点として3年間の保存義務があります。

ただし、この法定期間というのは、最低限の期間です。そのため、実務的には5年以上保管するようにオススメしています。

必ずしも紙で保管する必要はなく、PCによる管理方法も認められていますが、求められたときには、すぐに表示、印刷できることが条件となっているのでご注意ください。

また、賃金台帳は、各事業場で作成することになっています。

本社以外に支店などがある場合は、各事業場で作成・保管する必要があります。本社で一括して作成する場合は、事業場ごとにまとめておき、各事業場に配布しておくと良いでしょう。

なお、賃金台帳以外にも、人事労務関係で法的な保存義務がある書類はたくさんあります。以下の記事では、どんな書類に法的義務があるのかを一覧にまとめ、保存期間を詳細に解説していますのでご参考ください。

人事・労務に関係する書類の保存期間を根拠法を含めて解説!
人事担当者の基本中の基本である「人事労務に関係する書類の保存期間」について、根拠となる法令、間違いやすい起算日について詳細に解説します。

賃金台帳と給与台帳の違い

よくある質問が、給与台帳や給与明細で代替できるかというものですが、大半の場合は代替不可です。

法定の記載項目を満たしていれば名称は何でも構わないのですが、一般的に給与明細には、賃金計算期間、労働日数、労働時間数などは記載されていませんし、給与台帳の場合には項目以前に以下の大きな違いがあります。

  • 賃金台帳:労働者ごとにまとめられたもの
  • 給与台帳:月ごとにまとめられたもの

繰り返しになりますが、記載事項に不備があれば、法令違反となり、是正勧告の対象になります。

賃金台帳の様式

賃金台帳の様式は任意です。これは労働基準法施行規則第59条の2に基づき認められていますが、記載事項に漏れがないかは必ず確認してください。

労働基準法施行規則第59条の2(抜粋)
労働者名簿又は賃金台帳に用いるべき様式は、必要な事項の最少限度を記載すべきことを定めるものであつて、横書、縦書その他異なる様式を用いることを妨げるものではない。

「賃金台帳 様式」で検索すれば、様々なサイトから様式を入手することができますが、間違いがないのは、厚生労働省のサイトから入手することであり、リンクを以下に貼っておきます。

賃金台帳の書き方・記入例

神奈川労働局が以下のとおり記載例を示していますのでご参考下さい。

賃金台帳の記入例

先程ご紹介した記載事項をすべて網羅していることがわかります。

ただ、念のため申し上げると、最も重要なことは、正しく記載されているかどうかです。

特に、時間外労働や休日労働の時間数、それに基づく割増賃金額の計算というのは、不慣れな担当者だと、確実に間違っています。以下の記事ではよくある間違いを解説していますのでご参考ください。

残業代の仕組みと計算方法を徹底解説! 実は9割以上の会社が間違っていたり・・・
今さら聞けない残業代の基本と計算方法、所定労働時間と法定労働時間の違い、残業代の計算を間違ってしまうとどれほど大きな金額になってしまうかという点について徹底的に解説します。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

繰り返しになりますが、賃金台帳とは、労働基準法により作成が義務づけられている法定帳簿であり、違反した場合は、30万円以下の罰金が課されます。

労働基準監督署による監督指導でも必ずチェックされる重要事項になりますので、この機会にぜひきちんと整備しておいてください。

労働基準監督署の調査に対応するときの3つのポイントとは?
私の過去の職歴もあって、労働基準監督署が突然来たとき、どのように対応をすればよいのかといったご相談を受けることも少なくありません。そこで、今回は労働基準監督署が突然、臨検に来たときにどのように対応すれば良いのか、対策の3つのポイントを解説します。

なお、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿のいわゆる法定三帳簿は、記載事項のほとんどの部分で重複します。

そのため、別々に管理するよりもシステムで作成する方がはるかに便利で、なにより正確です。紙やエクセルだとお金がかからないから良いという人がたまにいますが、人件費の方が高くつきますよ・・・

事務の手間を省くために、当事務所のクライアントの多くが、以下の2つのサービスのどちらかを利用しています。

実際、クライアントの担当者に、利用してみた感想を聞いてみると、給与計算の仕組みをあまり考えずに利用できるということから、給与計算ソフトfreeeの方が好評のようです。

クラウドサービスの場合、出張時など離れた場所でも利用できますし、ソフトのアップデートも不要で、常に最新のサービスを利用でき、とても便利になったと喜んでいます。

どちらのサービスも無料で利用を開始できるため、まずは試しに登録してみてはいかがでしょうか?

2017/8/1追記

給与計算freeeが料金据え置きでの月額1,980円で、入退社手続きなどの労務管理、勤怠管理機能も備えた「人事労務freee」に生まれ変わっています。

料金そのままで機能アップということで、他の給与計算ソフトから頭一つ抜けましたね。

賃金台帳とは? 記載事項・保存期間・書き方を解説(記入例あり)
本記事以外の人事労務情報も満載の
Facebookページを、
いいねしてチェックしよう!
スポンサーリンク

フォローする

自社・他社の評判・分析を正しく把握するために

自社・他社の評判・分析を正しく把握するために

うちの会社はどんな評判なのだろうか、退職者が最近増えているけどもしかして同業他社に転職しているのだろうか、最近はそんな悩みを聞くことが増えています。

求人情報などの表の情報だけでなく、クチコミを調べるのは、今や求職者も会社の人事担当者も基本です。

求職者であれば入社予定の企業のクチコミ情報を集めますし、人事担当者にとっては自社・同業他社がどのようなことを言われているのかを分析することが重要です。

最近はこのような企業の内情を知るためのクチコミサービスは増えていますが、その中でも登録企業数は43万社以上、そして年収情報まで掲載されている国内最大級のキャリコネ転職サービス では企業の内部情報を無料で見ることができます。

今すぐ転職したいという人でなくても、現在の仕事で本当に良いのか、他社の状況を知っておくことは有用ですし、人事担当者としても自社の状況改善・他社の動向把握のためにもこうしたサービスを有効に活用しましょう。

キャリコネ転職サービス

人事の秘訣を知りたくありませんか?

人事の秘訣を知りたくありませんか?

毎月1回、人事に悩む経営者や人事担当者向けに、公開型のブログでは書けない本音を交えた人事の秘訣をお伝えしています。

また、人事担当者が対応すべき時期的なトピック、購読者限定のお得なサービスのご案内などを配信していますので、ぜひお気軽にご登録ください。

注意
*は必須項目を示しています。なお、氏名の欄には本名を漢字で入れてください。「たこ」など明らかにふざけた名前を登録している方がいますが、見つけ次第削除しています。


この記事を書いた人


安部敏志

あべ社労士事務所代表・社会保険労務士

中小企業の人事労務担当者の育成を中心に業務展開。専門記事の執筆やセミナー・社内研修の講師業も実施。

あべ社労士事務所の業務案内


定額・相談回数無制限のメール相談を利用して、いつでも気軽に専門家に相談できる体制を構築しませんか?

先月の1日・1社当たりの平均相談・回答数は8回(往復で1回と数えて)、名ばかりの顧問業はやっていません。

定額メール相談サービス


単発で相談したいという方に対しては、個別コンサルも行っています。

個別コンサルティング

error: Content is protected !!