労働者名簿の記載事項と保存期間を詳細解説!

作成:

人事労務管理を行う上での基本であり、法定3帳簿の1つである労働者名簿について、その対象者、記載事項、保存期間等の基本事項を解説します。

なお、法定3帳簿とは、今回解説する労働者名簿、賃金台帳、出勤簿のことですが、労働基準監督署による調査では必ずチェックされる重要事項です。

賃金台帳や出勤簿がない会社は珍しいですが、労働者名簿は忘れがちなので要注意です。

労働者名簿とは

労働者名簿とは、労働基準法により作成が義務づけられている法定帳簿です。

ただ、よくある間違いですが、労働者名簿は作成して終わりではありません。変更があればすぐに修正する必要があります。常に「最新の情報」にしておかなければなりません。

労働基準法第107条(労働者名簿)
  1. 使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
  2. 前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。

労働者名簿の記載事項

労働者名簿に記載しなければならない具体的な項目は以下のとおりです。

  • 労働者の氏名
  • 生年月日
  • 履歴
  • 性別
  • 住所
  • 従事する業務の種類
  • 雇入の年月日
  • 退職の年月日及びその事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。)
  • 死亡の年月日及びその原因
  • 労働者名簿の記載事項については、労働基準法の委任を受けた労働基準法施行規則、これを省令と言いますが、その中で定められています。

    これらの記載事項は義務であり、不備があれば違反になりますのでご注意ください。

    労働基準法施行規則第53条
    労働者名簿(様式第19号)に記入しなければならない事項は、同条同項に規定するもの(注:労働者の氏名、生年月日、履歴)のほか、次に掲げるものとする。
    1. 性別
    2. 住所
    3. 従事する業務の種類
    4. 雇入の年月日
    5. 退職の年月日及びその事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)
    6. 死亡の年月日及びその原因

    なお、法令を理解する上で、省令という用語はよく出てきます。以下の記事で詳細を解説していますのでご参考ください。

    関連:法令と法律の違い・政令と省令の違い

    労働者名簿の書き方

    労働者名簿の書き方はそれほど難しくはありませんが、ここではいくつかの注意点を解説しておきます。

    労働者名簿の対象となる労働者

    まず、そもそも「対象となる労働者」ですが、労働者名簿を作成しなければならないのは、日雇い労働者を除く、すべての労働者です。

    つまり、正社員だけではなく、パート、アルバイトといった労働者も含まれるので注意してください。

    労働者名簿の「履歴」

    「履歴」の欄が空白になっている労働者名簿をたまに見ますが、この欄には、会社の所属部署の異動状況、出向などの配転状況、業務内容などを記入していきます。

    なぜ、このような「履歴」欄があるのか、たまにご質問をいただきますが、部署や業務内容によって特に危険業務を行った経歴があるのか、安全衛生管理状況を後々確認できるようにしておくためです。

    別の記載事項である「従事する業務の種類」とも関係しますが、有機溶剤やアスベストを取り扱った業務の場合、健康被害が出るのは数十年先になったりします。

    対象となる労働者がどのような部署・どのような業務に従事していたのかということを記録しておく必要があるわけです。

    なお、「従事する業務の種類」については、30人未満の事業場では記入する必要はありません。

    労働者名簿の保存期間

    労働者名簿は、労働者の退職、解雇又は死亡の日を起点として、3年間の保存義務があります。

    入社日が起点ではないことに注意してください。

    必ずしも紙で保管する必要はなく、PCによる管理方法も認められていますが、求められたときには、すぐに表示、印刷できることが条件となっているのでご注意ください。

    また、労働者名簿は、各事業場で作成することになっています。本社以外に支店などがある場合は、各事業場で作成・保管する必要があります。本社で一括して作成する場合は、事業場ごとにまとめておき、各事業場に配布しておくと良いでしょう。

    事業場という考え方が曖昧な方は以下の記事をご参考ください。

    関連:労働基準法における事業場とは?「事業場」と「企業」はどう違う?

    なお、労働者名簿以外でも、人事労務関係で法的な保存義務がある書類はたくさんあります。

    以下の記事では、どんな書類に法的義務があるのかを一覧にまとめ、保存期間を詳細に解説していますのでご参考ください。

    関連:人事・労務に関係する書類の保存期間を根拠法を含めて解説!

    労働者名簿の様式

    最後に、労働者名簿の様式をご紹介します。

    労働者名簿は「様式第19号」ということで、厚生労働省が様式を公開していますが、実は、必ずしもこの様式に従う必要はありません。横書でも縦書でも、また会社独自の様式を利用して構いません。

    重要なのは、各記載事項をきちんと満たしているかどうかです。これは労働基準法施行規則にもきちんとその旨が規定されています。

    法令で求められている項目を満たしておけばどのような形でも結構ですし、一覧形式でも構いません。

    労働基準法施行規則第59条の2
    法及びこれに基く命令に定める許可、認可、認定若しくは指定の申請、届出、報告、労働者名簿又は賃金台帳に用いるべき様式(様式第24号を除く。)は、必要な事項の最少限度を記載すべきことを定めるものであつて、横書、縦書その他異なる様式を用いることを妨げるものではない。

    まとめ

    冒頭にも書きましたが、労働者名簿は、労働基準法により作成が義務づけられている法定帳簿であり、違反した場合は、30万円以下の罰金が課されます。

    また、法定帳簿は、労働基準監督署による監督指導でも必ずチェックされる重要事項であり、ぜひきちんと整備しておいてください。

    関連:労働基準監督署の調査に対応するときの3つのポイント

    また、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿のいわゆる法定三帳簿は、記載事項のほとんどが重複します。そのため、別々に管理するよりも、システムで作成して管理する方がはるかに便利です。

    事務の手間を省くために、当事務所のクライアントの多くが、以下の2つのサービスのどちらかを利用しています。

    当事務所のクライアントに、利用してみた感想を聞いてみると、給与計算の仕組みをあまり考えずに利用できること、そして給与計算以外の人事労務管理の中で最も手続きが必要となる入退社手続きまでカバーしている人事労務freeeの方が好評のようです。

    クラウドサービスの場合、出張時など離れた場所でも利用できますし、毎年のように変わる税率や社会保険料率のアップデートも無料で対応されるため、とても便利になったと喜んでいます。

    どちらのサービスも無料で利用を開始できるため、まずは試しに登録して使い勝手を試してみた上で判断してはいかがでしょうか?

    【無料】毎月1回、効率的に人事労務の情報を入手しませんか?

    あべ社労士事務所は、毎月1回・第1水曜日(次回は11/6の予定)に、

    • 毎年のように改正される労働法令への対応に頭を悩ませている
    • 働き方の見直しといっても、具体的な実務でどう対応すれば良いかわからない
    • 総務や経理などの他の業務を兼務しているので、人事労務業務だけに時間を割けない

    といった悩みを抱える経営者・人事労務担当者向けに、公開型のブログでは書けない本音を交えて、人事労務に関する情報・ノウハウ、時期的なトピックをメールマガジンでお送りしています。

    しかも「無料」で。

    過去の配信分は公開しません。

    情報が必要な方は、いますぐ、以下のフォームから購読の登録をしてください。

    なお、今月・10月中下旬にメルマガ購読者に限定して、新情報を配信する予定です

    日々の業務に忙殺されている人事労務担当者にとっては、ご関心の高い、しかもお得な情報になります。

    購読して不要と思ったら簡単に解除できますのでご安心ください。

    注意

    氏名の欄には、本名を漢字で入れてください。
    たまに「たこ」など明らかにふざけた名前を登録する方がいますが、見つけ次第、削除しています。