元国家公務員がコソッと教える労働者名簿の基本(様式あり)

労働者名簿とは、労働基準法により作成が義務づけられている法定帳簿です。

労務管理を行う上で基本中の基本ですし、法定帳簿は労働基準監督署による監督指導でも必ずチェックされる重要事項です。

今回は労働者名簿の対象者・必須の記載事項、保存期間などの基本事項を解説し、最後に様式もプレゼントします!

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労働者名簿に必須の記載事項

労働者名簿に記載しなければならない具体的な項目は以下のとおりです。

  1. 労働者の氏名
  2. 生年月日
  3. 履歴
  4. 性別
  5. 住所
  6. 従事する業務の種類
  7. 雇入の年月日
  8. 退職の年月日及びその事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。)
  9. 死亡の年月日及びその原因

上の記載事項については、以下の労働基準法令により義務とされています。つまり、不備があれば違反となるということですのでご注意ください。

労働基準法第107条(労働者名簿)
  1. 使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
  2. 前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。
労働基準法施行規則第53条
労働者名簿(様式第19号)に記入しなければならない事項は、同条同項に規定するもののほか、次に掲げるものとする。

  1. 性別
  2. 住所
  3. 従事する業務の種類
  4. 雇入の年月日
  5. 退職の年月日及びその事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)
  6. 死亡の年月日及びその原因

まず、「労働者の氏名」ですが、対象となる労働者は、日雇い労働者を除く、すべての労働者です。

つまり、正社員だけではなく、パート、アルバイトといった労働者も含まれるので注意してください。

なお、「従事する業務の種類」については、30人未満の事業場では記入する必要はありません。

労働者名簿の保存期間は3年!

労働者名簿は、労働者の退職、解雇又は死亡の日を起点として、3年間の保存義務があります。

入社日が起点ではないことに注意してください。

必ずしも紙で保管する必要はなく、PCによる管理方法も認められていますが、求められたときには、すぐに表示、印刷できることが条件となっているのでご注意ください。

また、労働者名簿は、各事業場で作成することになっています。

本社以外に支店などがある場合は、各事業場で作成・保管しておくことにも注意してください。

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労働者名簿の様式をプレゼント!

労働者名簿を作成する際の様式は以下からダウンロードしてご利用ください。ただし、必ずしもこの様式に従う必要はありません。

大事なのは項目です。法令で求められている項目を満たしておけばどのような形でも結構ですし、一覧形式でも構いません。


まとめ

いかがでしたでしょうか?

冒頭にも書きましたが、労働者名簿は、労働基準法により作成が義務づけられている法定帳簿であり、違反した場合は、30万円以下の罰金が課されます。

また、法定帳簿は、労働基準監督署による監督指導でも必ずチェックされる重要事項であり、ぜひきちんと整備しておいてください。

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また、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿のいわゆる法定三帳簿は、記載事項のほとんどが重複します。そのため、別々に管理するよりも、システムで作成して管理する方がはるかに便利です。

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この記事を書いた人


安部敏志

あべ社労士事務所代表・社会保険労務士

国家公務員I種職員として労働基準法・労働安全衛生法等の立案や企業への徹底的な指導に従事した経験を武器に、退職後は逆に会社を守る立場として経営者・人事担当者からの人事労務管理に関するご相談に対応。

最近は記事の執筆やセミナー講師の依頼にも積極的に対応。仕事内容がわかりにくいとよく言われるので、業務内容・実績を紹介するページを作成しました!

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