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GTDを実践して膨大な業務・日々のストレスから解放された

突然ですが、GTDという手法をご存知ですか?

2010年前後に爆発的に流行した整理術・仕事術で、当時は「ライフハック」という言葉も流行していました。

シンガポールでの仕事・生活は、私の人生をその後大きく変えましたが、日本に帰国したのが2010年ということもあってGTDは思い出深い手法です。

GTDのような手法は、流行もののように扱われがちですが、本質的な部分を理解して実践すると、たまりがちな業務・日々のストレスのコントロールに大変役立つ手法です。

GTDとは?

GTDとは、Getting Things Done(物事を成し遂げる)の略で、米国のコンサルタント、David Allenさんが提唱した仕事管理の手法です。

タスクとプロジェクトの整理、そしてGTDの特徴とも言えるコンテキストを駆使して、日々行うべきことを整理していく、まとめてしまえば、これだけの手法です。

私がGTDに出会った当時は、まだ国家公務員として働いていましたが、日々膨大な業務量に追われていました。どうにかして効率的な処理ができないかと様々な手法を探しては試していく、とまさに試行錯誤のときでした。

GTDの特徴であり、また私が気に入った点は以下の部分です。

  • 2分以内に処理できるものは処理し、それ以上かかるものはリストにしておく。
  • リストを作成するときには、要処理リスト、保存などと分けていく。
  • 精神の安定のために受信メールは空にして仕事を終える。

これは提唱者であるDavid Allenの著書である「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」で紹介されている手法のほんの一部ではありますが、このシンプルな手法は衝撃的でした。

様々な仕事術、整理術がありますが、日々実践するためには可能な限りシンプルな手法であるべきです。手法を身につけるために苦労するなんて、ただでさえ忙しいのに本末転倒ですし。

ちなみに同書の中でテプラの購入が勧められていたので、私は当時すぐにテプラを購入しました👍

GTDの実践によって得られたこと

きっかけが仕事上での処理術を探していたこともあり、仕事術と書いてしまいましたが、GTDの手法は仕事に限りません。

友達との約束、将来の夢、人生を過ごす上で頭の中にある気になっているものを全て外部に預けようという考え方です。

これだと、ビジネスマンがよく使用するTo Doリストと何が違うのかということになりますが、私がGTDをオススメする理由は3つあります。

1. GTDは全てをリスト化

通常To Doリストというと、生活では買い物リスト、仕事ではその日行わなければならないチェックリストをイメージします。

しかし、GTDでは、

  • 気になっていること、脳内にあること、全てをリストにしていく
  • いわば、自分の脳を外部に置くイメージ

という考え方です。

明日は銀行に行って貯金するといった短期的なTo Doから、来年は海外旅行をしたい、いつか○○さんに会いたい、といった中長期の予定・希望など脳内で気になっていること、将来したいこと、それらすべてをリスト化していきます。

これはやってみないとわからないことですが、すごく頭がすっきりした気分になります。

2. GTDのコンテキスト

GTDという手法の中で初めて知った概念が、コンテキスト機能です。

以前からあった考え方なのかもしれませんが、当時これを知ったときは衝撃的でした。

通常、リストはカテゴリでわけます。例えば、「仕事」というカテゴリと「プライベート」というカテゴリは分けて考えますよね?

このコンテキストというのは、場所や道具などをキーとして考えます

例えば、次のアクションとして電話する必要があるときはリストに@電話、本屋で内容を見てから購入するか決めるときにはリストに@本屋、と書いていきます。

そして、いざ電話をする時間があるときには、@電話となっているリストを見て処理していきます。これによって効率的に電話をしていくことができる、このような考え方です。

この手法は、スマホが正確な位置情報をつかみ、登録しておけばアラームを鳴らしてくれるような機能がある今の時代では、それほど驚くことではありませんが、当時はまだiPhone3GやiPhone4の時代で、そんなコンテキスト機能も有したアプリなんてなかったので、本当に衝撃的でした。

ちなみに、今のiPhoneには「リマインダー」という公式アプリがありますが、間違いなくこのGTDの手法を意識して作られたものと考えています。

3. すること・しないを客観的に決断できる

GTDに出会ったときに最も衝撃を受け、そしてGTDを実践して得られた最大のメリットが、

  • しないことを客観的に決断できる

ということです。GTDのシステムでは、何でも外部にリストをつくっていき、そのリストを整理し、処理していくわけですが、このリストというのは、気になっていること全てです。

そしてリストを見ながら、処理する時期を決めていきます。

当然のことですが、1日の中で処理できる量は決まっています。そうすると、突発的に発生する業務やイベントについて、今日は無理だけど明日ならできそうだなという判断ができるようになります。

日常に追われる状態というのは優先順位がはっきりせず、その日にしなければならないことが山積みになっているときに起きます。

記憶を辿っていく必要はありません。なぜなら、リストを見れば、次に何を処理していくかがわかるからです。

この外部脳の役割というのは、本当に頭がすっきりします。記憶する必要がない、全てはリストにあるという安心感は病みつきになりますので、ぜひ実践してみてください!

まとめ

冒頭に書きましたが、2010年当時はiPhone4が大流行し、GTDやライフハックなど様々な言葉がありました。

そして今、話題になっているような仕事術や整理術などは、そのほとんどが当時言われていたことの焼き直し、枝分かれしたものにしか見えません。しないことリストとか、タスク管理とか。

GTDはとても奥の深いシステムであり、使い方は人それぞれだと思います。

ただ、繰り返しになりますが、頭がすっきりし、ストレスから解放される感触を味わえることは間違いありません。

膨大な業務、日々のストレスに悩んでいる方はぜひ試してみてください。

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