マイナンバーの基本方針・取扱規程に関する中小規模事業者の軽減措置とは?

こんにちは。家の中を調べたら折りたたみ傘が5本もあった福岡の社労士・安部敏志です。まだまだミニマリストにはほど遠い状況です。

先週は、東京で労働関連法の改正・施行内容、それに伴う就業規則の実務的な整備に関するセミナー講師を務めてきましたが、その際に数多くいただいたご質問がマイナンバーに関する内容です。

今回は、マイナンバーに関していただいたご質問から、安全管理措置に関する中小規模事業者の軽減措置、そのうち「基本方針」、「取扱規定等」の策定に関する措置について解説します。

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事業者に求められる6つの安全管理措置

マイナンバー対応として、事業者には安全管理措置が求められていますが、ポイントは以下の6つです。

そして、特定の業種は除かれますが、従業員数100人以下の中小規模事業者には軽減措置があります。

  1. 基本方針の策定
  2. 取扱規程等の策定
  3. 組織的安全管理措置
  4. 人的安全管理措置
  5. 物理的安全管理措置
  6. 技術的安全管理措置

質問・中小規模事業者も基本方針・取扱規程等を策定しなければならないか?

弊社は中小規模事業者に該当するが、基本方針・取扱規程等を策定しなければならないか?

策定した方がよいのはわかっているが、義務なのかどうかを知りたい。

回答

安全管理措置の中で、中小規模事業者に認められている軽減措置については、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインの別添・特定個人情報に関する安全管理措置、P50・51で個別に示されています。

わかりやすくイメージ図を作成してみました。

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基本方針に関する軽減措置はなし

ガイドラインでは、基本方針の策定について以下のように記載されています。

特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要である。

義務なのかどうかと聞かれると、任意と回答せざるを得ません。ただ、「重要である」と強調されていることは指摘しておきます。

そのため、率直に言えば、任意のものになるので、中小規模事業者に対する軽減措置はありません

なお、この基本方針に定める項目について以下のように例示されています。

  • 事業者の名称
  • 関係法令・ガイドライン等の遵守
  • 安全管理措置に関する事項
  • 質問及び苦情処理の窓口

取扱規程等は軽減措置あり

次に取扱規程等についてですが、ガイドラインでは以下のように記載されています。

明確化した事務において事務の流れを整理し、特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定しなければならない。

これは間違いなく義務です。特定個人情報等の具体的な取扱いを定めることが求められています。

その内容はガイドラインを参照いただくとして、中小規模事業者には以下のような軽減措置が認められています。

  • 特定個人情報等の取扱い等を明確化する
  • 事務取扱担当者が変更となった場合、確実な引継ぎを行い、責任ある立場の者が確認する

ただし、「取扱い等を明確化する」ためには、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄というフローで考える必要があり、明確化しておくためには、やはり書面にしておくべきです。

そのため、取扱規程等の策定という義務はないこと、明確化しておく項目の自由度が増すというメリットはあるということです。

なお、当事務所では、中小規模事業者といっても数名程度の会社でなければ、取扱規程等の策定をオススメしていますし、規程の作成についてもご依頼を受けております。

2016/10/27追記

マイナンバーと就業規則の関係については、想像を超えて多くのご依頼・ご相談を受けたため、あなたがご自身でマイナンバーに対応した就業規則を整備できるように規程例を作成しました。もしマイナンバー対応でお悩みであればご参考下さい。

マイナンバー対応にお悩みの総務・人事担当者のために就業規則の規定例をまとめた冊子を開発しました。当事務所によくご質問いただく5つの疑問にお答えしながら、会社として求められるマイナンバー対応について、シンプル、かつ漏れのない規定例となっておりますのでご活用下さい。

マイナンバー対応のオススメのソフト

マイナンバー対応を行う上で最も重要な点は情報管理です。

システムで管理するのであれば、元データを一元的に管理し、必要なときにはそのデータを引用する形にしておく方が安全になります。

実際、当事務所のクライアントの多くが、以下の2つのサービスのどちらかを利用しています。

クラウドサービスの場合、出張時など離れた場所でも利用できますし、ソフトのアップデートも不要で、常に最新のサービスを利用でき、とても便利になったと喜んでいます。

どちらのサービスも無料で利用を開始できるため、まずは試しに登録してみてはいかがでしょうか?

なお、マイナンバー制度の実務的な対応でわかりやすい本を紹介して欲しいというご要望を多くいただきますが、実務的な手順・わかりやすさを抑えている点で、以下の本はオススメです。

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この記事を書いた人


安部敏志:社会保険労務士

「就業規則は会社内の働き方のルールであり、社内で自ら作れるようになるべき」という信念のもと、福岡県を拠点に、中小企業の人事担当者の育成に従事。
その他、専門雑誌等の記事の執筆にも積極的に対応。

事務所公式サイト:あべ社労士事務所

なお、同業の社労士から事務所運営や営業方法などの相談を受けることが増えていますが、当事務所は開業当時から この方法をそのとおりに実行しているだけです。

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