Googleスプレッドシート・1つのセルの複数データを一瞬で分割する方法

こんにちは。福岡の社労士・安部敏志です。

MicrosoftのOfficeは利用していますか?

Word、Excel、Powerpointは、役所時代のデフォルトアプリでしたし、クライアントとのやり取りでは今でも必要になるアプリです。

でも、本音を言うと、私はOfficeは大嫌いです。突然落ちるし容量が大きくなると動作がもたつくし。今はかなり改善されているのかもしれませんが。。。

今回は、そんなOffice大嫌いな私が愛用しているGoogleスプレッドシートの基本テクニックの1つをご紹介します。

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1つのセルに入った複数のデータを一瞬で分割

政府の発表資料には都道府県別の情報が含まれることが多々あります。

この中で、上位10位などを抽出する場合、最もやりたくないのが、一つ一つのデータを見ていくことです。

47個のデータなので不可能ではありませんが、面倒ですし、目が疲れます。

ということで、表計算ソフトに貼り付けて並び替えることができれば、一瞬で上位10位などがわかるわけですが、PDF資料の場合、普通に貼り付けると図のようなことになってしまいます。

cell-division01

そんなときには、Googleスプレッドシートを利用しましょう。

  1. 分割したいセルをすべて選択します
  2. 次に「データ」をクリックし、その中の「テキストを列に分割」をクリックします

cell-division02

すると、データが何によって区切られているか質問されます。

cell-division03

今回は、スペースで区切られているデータなので「スペース」を選択します。

cell-division04

で、無事にデータが分割されました。しかも、一瞬で!

cell-division05

まとめ

仕事を行う上で、日々の業務をいかに効率的・簡素化するかという点は重要です。

平均的なビジネスマンは、探し物をするためだけに1年間で約150時間を費やしているという調査があるそうです。

だからこそ、私は整理整頓を重視していますし、紙などのアナログ情報も可能な限り検索可能な状態でスキャンしデジタル情報にするようにしています。

私はMicrosoftのOffice以上にムダな時間が大嫌いです。

そのため、時間を短縮できるような方法があったら、最初はそれを学ぶのに時間をかけても、結果的に時間の節約になると信じています。

ちなみに、Excelでも同じことができると思いますし、もっと簡単な方法があればぜひ教えてください(^0^)


最近は池上さんの本にハマっており、立て続けに以下の3冊を読みました。

恥ずかしながら、テレビでわかりやすく解説する人という印象しかなかったのですが、広く深い知識、なによりジャーナリストとしての「原理主義」「頑固さ」に惹かれています。日本国憲法も久しぶりに読みました。

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この記事を書いた人


安部敏志:社会保険労務士

「就業規則は働き方のルールであり、社内で自ら作成・修正すべき」という信念のもと、中小企業の人事担当者の育成に従事。
その他、専門雑誌等の記事の執筆にも積極的に対応。

事務所公式サイト:あべ社労士事務所

なお、同業の社労士から事務所運営や営業方法などの相談を受けることが増えていますが、当事務所は開業当時から この方法をそのとおりに実行しているだけです。

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