オフィスツールとしてExcelは不動の地位を築いており、書店にもExcel本が所狭しと並んでいますが、Mac派の私としてはGoogleスプレッドシートの方が好きです。

Googleスプレッドシートは、無料で利用でき、共有も簡単、そしてExcelのVBAよりも、GoogleのJavaScriptの方が汎用性が高い、と良いこと尽くしですし。

今回は、Googleスプレッドシートでセルを一瞬で分割する方法を紹介します。

データをコピペするとき、1つのセルに複数のデータが入って困ることがありますが、この方法を用いればコピペで焦ることがなくなります。

1つのセルに入った複数のデータを一瞬で分割

政府の発表資料で47都道府県別の情報が含まれることが多々ありますが、上位10位などを抽出して、データの並び替えをしたいことがあります。

並び替えができれば一目で上位10位の都道府県がわかりますが、政府の発表資料はPDFしかないことが多く、普通にコピペすると図のようなことになる場合があります。

そんなときには、Googleスプレッドシートを利用しましょう。

1. 分割したいセルをすべて選択します
2. 次に「データ」をクリックし、その中の「テキストを列に分割」をクリックします

すると、データが何によって区切られているか質問されます。

今回は、スペースで区切られているデータなので「スペース」を選択します。

無事にデータを分割できました。しかも、一瞬で！

まとめ

日々のルーティン業務をいかに効率的・簡素化するかと日々意識しておくことは重要です。

「平均的なビジネスマンは、探し物をするためだけに1年間で約150時間を費やしている」という調査があるそうです。

だからこそ、私は整理整頓を重視していますし、紙などのアナログ情報ではなく、原則電子ファイルでやり取り、紙の資料しかなければScanSnapを用いて検索可能なデジタル情報にしています。

今回のようなGoogleスプレッドシートの使い方について、最初は学ぶのに時間がかかるかもしれませんが、ちょっとしたTipsを知ることで時間を短縮できますし、それが日々のルーティン業務に役立つものであれば、結果として多くの時間を節約することができます。