GTDを実践して膨大な業務・日々のストレスから完全に解放された!

こんにちは。福岡の社労士・安部敏志です。

突然ですが、GTDという手法をご存知ですか?

2010年前後に爆発的に流行した整理術・仕事術で、同じようにライフハックという言葉も流行していました。

私の人生を大きく変えたシンガポールでの仕事・生活から帰国したのが2010年ということもあって、GTDというのは思い出深い手法です。

このGTDという手法は、もちろん単なる流行・一過性の手法ではなく、知らず知らずにたまりがちな業務、日々のストレスをコントロールするために、今でも利用しています。

そこで今回はGTDという手法がどのようなものか、GTDを実践してどのように膨大な業務・日々のストレスから解放されたかという点をご紹介します。

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GTDとは?

GTDとは、Getting Things Done(物事を成し遂げる)の略で、米国のコンサルタント、David Allenさんが提唱した仕事管理の手法です。

タスクとプロジェクトの整理、そしてGTDの特徴とも言えるコンテキストを駆使して、日々行うべきことを整理していきます。

私がこのGTDに出会った当時は、まだ国家公務員でしたが、膨大な業務量に追われていて、どうにかして効率的な処理ができないか様々な手法を探しては試すとまさに試行錯誤のときでした。

まあ、今でも業務に追われているというのは変わらないのですが、少なくともコントロールはできていますw

GTDの特徴であり、また私が気に入った点は以下の部分です。これは提唱者であるDavid Allenの著書である「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」で紹介されている手法のほんの一部ではありますが、このシンプルな手法は衝撃的でした。

様々な仕事術、整理術がありますが、日々実践するためには可能な限りシンプルな手法の方が良いわけです。

手法を身につけるために苦労するなんて、ただでさえ忙しいのに本末転倒ですからね。

ちなみに、著書の中では、テプラの購入を勧めているのですが、私はこの本を読んですぐにテプラを購入しましたw

  • 2分以内に処理できるものは処理し、それ以上かかるものはリストにしておく。
  • リストを作成するときには、要処理リスト、保存などと分けていく。
  • 精神の安定のために受信メールは空にして仕事を終える。

GTDの実践によって得られたこと

きっかけが仕事上での処理術を探していたこともあり、仕事術と書いてしまいましたが、GTDの手法は仕事に限りません。

家族とのイベント、友達との約束、将来の夢、人生を過ごす上で頭の中にある気になっているものを全て外部に預けようという考え方です。

これだと、ビジネスマンがよく使用するTo Doリストと何が違うのかということになりますが、私がGTDをオススメする理由は3つあります。

1. GTDは全てをリスト化

通常To Doリストというと、生活では買い物リスト、仕事ではその日行わなければならないチェックリストをイメージします。

しかし、GTDでは気になっていること、脳内にあること、全てをリストにしていきます。自分の脳が外部にあるようなものです。

明日銀行に行って貯金するといったことから、来年は海外旅行をしたい、いつか○○さんに会いたいといった、時期にかかわらず気になっていること、将来したいこと、すべてを外部にリスト化していきます。

これはやってみないとわからないことですが、すごくすっきりします。

2. GTDのコンテキスト

GTDという手法の中で初めて知った概念が、コンテキスト機能です。もしかしたら以前からあったのかもしれませんが、とにかく当時は衝撃的でした。

通常、リストというのはカテゴリでわけます。例えば、「仕事」というカテゴリと「プライベート」というカテゴリは分けて考えますよね。

このコンテキストというのは、場所や道具などをキーとして考えるものです。

例えば、次のアクションとして電話する必要があるときは、リストに@電話、あるいは本屋で内容を見てから購入するか決めるときには、リストに@本屋と書いておきます。

そして、いざ電話をする時間があるときには、@電話となっているリストを見て効率的に電話をしていくわけです。

この手法は、スマホが正確な位置情報をつかみ、登録しておけばアラームを鳴らしてくれるような機能がある今の時代では、それほど驚くことではありませんが、当時はまだiPhone3G、iPhone4の時代で、そんなコンテキスト機能も有したアプリなんてなかったので、本当に衝撃的でした。

ちなみに、今のiPhoneには「リマインダー」という公式アプリがありますが、間違いなくこのGTDの手法を意識して作られたものです。

3. すること・しないことを客観的に決断できる

GTDに出会ったときに、最も衝撃を受け、その手法の影響を受けた点が、しないことを客観的に決断できるということです。

GTDのシステムでは、何でも外部にリストをつくっていき、そのリストを整理し、処理していくわけですが、このリストというのは、気になっていること全てです。

そしてリストを見ながら、処理する時期を決めていきます。

当然のことですが、1日の中で処理できる量は決まっています。

そうすると、突発的に発生する業務やイベントについて、今日は無理だけど明日ならできそうだなという判断ができるようになります。

日常に追われるというのは優先順位がはっきりせず、その日にしなければならないことが山積みになっているときに起きます。

記憶を辿っていく必要はありません。なぜならリストを見れば次に何を処理していくかがわかるからです。

この外部脳の役割というのは本当にすっきりします。

記憶する必要がない、全てはリストにあるという安心感は病みつきになります

本当に頭がすっきりするので、実践してみてください!

まとめ

冒頭に書きましたが、2010年当時はiPhone4が大流行し、GTDやライフハックなど様々な言葉がありました。

そして今、話題になっているような仕事術や整理術などは、そのほとんどが当時言われていたことの焼き直し、枝分かれしたものにしか見えません。しないことリストとか、タスク管理とか。

であれば、原点である考え方をきちんと理解した方が早いんじゃないのかと思い、「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を読み、GTDの実践を行っていきました。

GTDはとても奥の深いシステムであり、使い方は人それぞれだと思います。

ただ、繰り返しになりますが、頭がすっきりし、ストレスから解放される感触を味わえることは間違いありません。

膨大な業務、日々のストレスに悩んでいる方にはぜひ試してみていただきたい手法です。

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この記事を書いた人


安部敏志

あべ社労士事務所代表・社会保険労務士

中小企業の人事労務担当者の育成を中心に業務展開。専門記事の執筆やセミナー・社内研修の講師業も実施。

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