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人事担当に求められる顧客視点とは?

50名規模の会社の場合、総務・人事担当は1人だけ、多くても2人という会社がほとんどです。

売上に直結しない業務となるため、仕方のない面はありますが、人事というのは、以前も書きましたように、会社の土台・骨格づくりを担う仕事です。

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そして、人事の役割を担うために必要不可欠な資質として忘れがちなのが顧客視点です。今回は人事担当にとっての顧客とは誰なのか、求められる顧客視点について解説します。

人事のイメージ

まずは、人事という言葉を聞いたとき、多くの人がどのようなイメージを持つか、会社に勤める友人数人に聞いてみた結果を率直にお伝えします。

  • 融通が利かない
  • サービス精神がない
  • 法律で決まっているからと押しつけてくる
  • 専門用語ばかり言うので理解できない
  • 今どき紙の書類や印鑑ばかり求める
  • いつも偉そうにしている
  • 怖い
  • 相談しにくい

散々なイメージですが、私自身がサラリーマンだったときの経験からも当てはまります。ただ、担当によっては丁寧でわかりやすい説明をしてくれる人もいました。

つまり、現在のように多くの業務がパソコンやクラウド上で処理できるのに、なぜ「今どき紙の書類や印鑑ばかり求めるのか」、人事担当が行っている業務の性質上必要なことであれば、それを丁寧に説明しなければ理解してもらえないということです。

人事担当の顧客とは誰か?

人事の仕事というのは、1人ひとりの従業員や他部門の管理職の協力を得なければ、何一つ進めることができません。

そのため、日頃からの社内の円滑なコミュニケーションがとても大切です。

従業員が入社したときは、労働条件通知書を渡す、または雇用契約書(労働契約書)を交わす、守秘義務などの誓約書へのサインを求める、社内の基本ルールである就業規則を説明するなど、やるべきことはたくさんあります。

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また、従業員の結婚や出産に伴う手続き、研修の開催、健康診断の実施など、様々な状況で従業員と関係しますし、従業員の出退勤管理や人事評価などでは各管理職との連携が欠かせません。

さらに、経理を担当する担当者が別にいれば、給与計算や給与振込、源泉所得税の納付で業務が密接に関係しますし、最近では給与計算もシステムで処理する会社が多いでしょうから、内部・外部を問わずシステム担当との連携も必要になります。

もちろん、経営者とは人事制度の見直し等の検討で日頃から意思疎通を図っておかなければなりません。

このように人事担当は社内の様々な人たちとの連携なくして仕事を進めることができません。

つまり、人事担当の顧客というのは従業員全員であるということです。

人事担当に求められる顧客視点

次に、人事担当に求められる顧客視点について説明します。

「人事担当の顧客というのは従業員全員である」と書きましたが、そう考えると先程ご紹介したようなイメージをもたれる人事担当というのは会社にとって不要な存在どころか害であることになります。

毎月の給与計算には従業員の出退勤管理が欠かせません。

となると、各管理職の承認が必要になりますが、各管理職は常に日常業務に忙しいので、出退勤管理などの期限に遅れがちです。

「あの人はいつも締切を守らない」など管理職の責任として放置したり、「提出していただかなければ給料は払えません」と脅しつけたりするようなやり方は間違いです。

営業職の人が、「あのお客さんはいつも購入するとは言ってくれるけど振込が遅い」など顧客の責任として放置したり、「他の方は後払いですが、今後あなたは先払いでお願いします」と脅しつけるようなやり方はしませんよね?

期限を遅れがちな管理職に対しては、人事担当が事前にリマインドする、出退勤管理のシステム操作で迷っていることがあれば簡単なマニュアルをつくるなど、期限を守ってもらうような工夫を行うべきです。

経営者にとって重宝するのは、社内の問題などすべてを把握している人です。そして人に関する情報すべてを把握すべき役割は人事担当です。もしこれができないのであれば人事担当として存在意義がありません。

だからこそ、人事担当は、従業員全員を顧客と考え、困ったときの相談窓口となれるような存在を目指すべきです。

もちろん口が堅いというのは必須です、むしろここが一番重要かも。

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