会議の進め方・ムダを撲滅するために会議の原価計算をしませんか?

あなたの会社は、まだムダな会議を続けていませんか?

一口に会議といっても、多種多様な会議があります。

何かを決定しなければならない会議、報告のための会議、情報収集のための会議、様々な会議がありますが、きちんと終了時間を決め、目標を決めていますか?

今回は、会議の原価を計算し、ムダな会議を撲滅させている例をご紹介します。

これは、TV東京のワールドビジネスサテライト(WBS)の「カイシャの鑑」というコーナーで、2015/11/3(火)の放送に取り上げられたメディカル・データ・ビジョンさんの面白い取組です。

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会議にかかる原価を計算・冒頭に宣言

社長さんによると、とにかくムダな会議を撲滅したかったそうです。

そのために、社員にかかっている人件費を役職ごとに示し、

  • 会議に不要な人材を呼ばない
  • 一つ一つの会議にかかる原価を会議前に計算させ、会議冒頭に宣言する

といった取組を行っています。

番組で示されていた職位別固定費は以下のとおりです。

この費用には人件費をトータルに、つまり賃金だけでなく、福利厚生費や社員教育費も含むということです。

1時間 1分
役員 11,000 184
シニアマネージャ 7,800 130
マネージャ 6,200 104
スタッフ 5,000 84

放送内容より引用

この表を用いて、出席者の職位、人数をもとに会議原価を算出するわけです。

例えば、役員1名、マネージャー2名、スタッフ3名で、1時間の会議を行うのであれば、

11,000 + 6,200 x 2 + 5,000 x 3 = 38,400円

が、その会議に会社が費やした費用です。

38,400円をかけるような意義のある会議になったかどうか、それを会議冒頭で宣言することにより、社員一人一人が自覚するわけですね。

社内会議ルールを明確に定める

メディカル・データ・ビジョンの社内会議ルールとして、以下が紹介されています。

社内会議ルール

  1. 議長を明確に
  2. 議長は1時間と1分の会議原価を宣言
  3. 議長は終了時間と会議の獲得目標を明示、時間になったら途中でも終了する
  4. 議長は会議終了後、総務に終了した旨を連絡
  5. 1会議の資料はA3サイズ1枚まで
  6. 会議資料はカラーで用意しない
放送内容より一部抜粋して引用

1分単位まで原価を宣言し、終了時間まで報告させる徹底さです。

実際に放送された会議では予定より12分早く終了したということです。

出席している全員が会議のゴールを共有し、終了時間を意識しながら進めるわけですから、それは効果が高いに決まっていますよね?

まとめ

あなたは、これまでに出席した会議で、「この会議は何のためにやっているんだろう?」、「この会議はいつ終わるんだろう?」、そう思ったことはありませんか?

私はたくさんあります・・・

会議の進め方なんて、管理職クラスの問題であり、経営者には関係ないと思っていませんか?

もし、経営者であるあなたがそう思っていたら注意が必要です。今までやってきたことを否定するようなことは、管理職はできません。

だからこそ、メディカル・データ・ビジョンの岩崎社長も、社長自らが率先してこの方針を浸透させたのです。

会議の進め方・ルールは、経営者自らが決めなければなりません!

議題や会議での達成事項を明確にしていないから、関係あるかもしれないと多くの出席者が集まり、会議の場でいきなりブレーンストーミングを始める、終了時間を決めていないから、話したがる人はダラダラと話す・・・

もう、そんな会議はやめませんか?

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この記事を書いた人


安部敏志

あべ社労士事務所代表・社会保険労務士

国家公務員I種職員として労働基準法・労働安全衛生法等の立案や企業への徹底的な指導に従事した経験を武器に、退職後は逆に会社を守る立場として経営者・人事担当者からの人事労務管理に関するご相談に対応。

最近は記事の執筆やセミナー講師の依頼にも積極的に対応。仕事内容がわかりにくいとよく言われるので、業務内容・実績を紹介するページを作成しました!

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