会議の進め方・ムダを撲滅するために会議の原価計算をしませんか?

あなたの会社は、まだムダな会議を続けていませんか?

一口に会議といっても、多種多様な会議があります。

何かを決定しなければならない会議、報告のための会議、情報収集のための会議、様々な会議がありますが、きちんと終了時間を決め、目標を決めていますか?

今回は、会議の原価を計算し、ムダな会議を撲滅させている例をご紹介します。

これは、TV東京のワールドビジネスサテライト(WBS)の「カイシャの鑑」というコーナーで、2015/11/3(火)の放送に取り上げられたメディカル・データ・ビジョンさんの面白い取組です。

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会議にかかる原価を計算・冒頭に宣言

社長さんによると、とにかくムダな会議を撲滅したかったそうです。

そのために、社員にかかっている人件費を役職ごとに示し、

  • 会議に不要な人材を呼ばない
  • 一つ一つの会議にかかる原価を会議前に計算させ、会議冒頭に宣言する

といった取組を行っています。

番組で示されていた職位別固定費は以下のとおりです。

この費用には人件費をトータルに、つまり賃金だけでなく、福利厚生費や社員教育費も含むということです。

1時間 1分
役員 11,000 184
シニアマネージャ 7,800 130
マネージャ 6,200 104
スタッフ 5,000 84

放送内容より引用

この表を用いて、出席者の職位、人数をもとに会議原価を算出するわけです。

例えば、役員1名、マネージャー2名、スタッフ3名で、1時間の会議を行うのであれば、

11,000 + 6,200 x 2 + 5,000 x 3 = 38,400円

が、その会議に会社が費やした費用です。

38,400円をかけるような意義のある会議になったかどうか、それを会議冒頭で宣言することにより、社員一人一人が自覚するわけですね。

社内会議ルールを明確に定める

メディカル・データ・ビジョンの社内会議ルールとして、以下が紹介されています。

社内会議ルール

  1. 議長を明確に
  2. 議長は1時間と1分の会議原価を宣言
  3. 議長は終了時間と会議の獲得目標を明示、時間になったら途中でも終了する
  4. 議長は会議終了後、総務に終了した旨を連絡
  5. 1会議の資料はA3サイズ1枚まで
  6. 会議資料はカラーで用意しない
放送内容より一部抜粋して引用

1分単位まで原価を宣言し、終了時間まで報告させる徹底さです。

実際に放送された会議では予定より12分早く終了したということです。

出席している全員が会議のゴールを共有し、終了時間を意識しながら進めるわけですから、それは効果が高いに決まっていますよね?

まとめ

あなたは、これまでに出席した会議で、「この会議は何のためにやっているんだろう?」、「この会議はいつ終わるんだろう?」、そう思ったことはありませんか?

私はたくさんあります・・・

会議の進め方なんて、管理職クラスの問題であり、経営者には関係ないと思っていませんか?

もし、経営者であるあなたがそう思っていたら注意が必要です。今までやってきたことを否定するようなことは、管理職はできません。

だからこそ、メディカル・データ・ビジョンの岩崎社長も、社長自らが率先してこの方針を浸透させたのです。

会議の進め方・ルールは、経営者自らが決めなければなりません!

議題や会議での達成事項を明確にしていないから、関係あるかもしれないと多くの出席者が集まり、会議の場でいきなりブレーンストーミングを始める、終了時間を決めていないから、話したがる人はダラダラと話す・・・

もう、そんな会議はやめませんか?

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この記事を書いた人


安部敏志

あべ社労士事務所代表・社会保険労務士

中小企業の人事労務担当者の育成を中心に業務展開。専門記事の執筆やセミナー・社内研修の講師業も実施。

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