クラウド労務ソフトSmartHRのレビュー:親切な使い勝手に感動!

こんにちは。福岡の社労士・安部敏志です。

人事労務というと書類仕事のイメージが強い業務ですが、最近話題のクラウド労務ソフト「SmartHR」をご存知ですか?

クラウド労務ソフトSmartHRの公式サイトを見てみると、「役所への電子申請も1クリック」、「利用企業数5,000社、毎月400社以上が導入」、「サービス利用継続率99.2%」と好奇心が引き立てられる内容が散りばめられています。

今回は、何かと評判のクラウド労務ソフト「SmartHR」を利用する機会があったので、その使用感をレビューします。

結論を書いておくと、実務を行う人の立場を理解した親切・丁寧な設計であり、使い勝手は素晴らしいものです!

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クラウド労務ソフト「SmartHR」

公式サイトによると以下のように紹介されています。

「SmartHR」は、企業が行う社会保険・雇用保険の手続きの自動化を目指すクラウド人事労務ソフトです。

従業員情報を入力するだけで必要書類を自動作成し、総務省が提供するe-Gov APIと連携し、Web上から役所への申請も可能です。

また、マイナンバーの収集・管理や、Web給与明細、年末調整の書類作成機能にも対応しており、煩雑で時間のかかる労務手続き・労務管理から経営者や人事担当者を解放します。

社会保険・雇用保険の電子申請対応型クラウド労務管理ソフト シェアNo.1 (※2017年1月 シード・プランニング社調べ)

SmartHRは、2015年11月18日にサービスの提供を開始し、約1年半後の2017年6月12日に、利用企業数が5,000社を突破と急拡大している状況です。

以下のとおり、サービス利用継続率が99.2%ということで顧客満足度も高く、利用企業の従業員数も2〜8,000名となっており、10,000名規模を想定したシステムで作っていると注意書きもあるところから野心的な機能展開となっています。

クラウド労務ソフトSmartHR

社会保険・雇用保険の手続きというのは確かに申請書が役所独特の書式であり、項目が多く複雑さを感じるため、こういったサービスの需要というのは大きいでしょうね。

従業員データから書類を自動作成、役所への電子申請も1クリック、と魅力的な言葉に溢れています。

クラウド労務ソフトSmartHR

法人に限らず、個人事業主でも、人を雇えば社会保険・雇用保険の手続きは必要です。労務にかける時間が1/3にというのは、会社規模に関わらず魅力と言えます。

クラウド労務ソフトSmartHR

SmartHRの魅力

会員登録してログインすると、以下のトップ画面が表示されます。

社会保険・雇用保険の関係の手続きとして、シチュエーション別に設計されているのは親切です。

また、後述しますが、手続きの流れについてはかなり丁寧な設計をされており、実務を行う人が初心者であっても迷うことがないように配慮されています。

初めて手続きを行う方が、申請書や届出の名称で調べて、その膨大な数になり唖然とするのは割とあるあるです。

例えば、入社手続きの際には、以下の書類で手続きを行います。様式の名称を見ただけで嫌になる人もいるかもしれません。

  1. 健康保険・厚生年金保険の加入手続き
    • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
    • 健康保険被扶養者(異動)届:扶養家族がいる場合
    • 国民年金第3号被保険者該当(種別変更)届:配偶者を扶養する場合
    • 年金手帳再交付申請書:年金手帳を紛失した場合
  2. 雇用保険の加入手続き
    • 雇用保険被保険者資格取得届

SmartHRで対応している機能・していない機能

社会保険・労働保険の手続きが必要になる状況は、人事労務担当者が押さえておくべき知識です。

具体的には以下の状況で手続きが必要になります。

  1. 従業員が入社したとき
  2. 従業員が退職したとき
  3. 従業員が家族を扶養するとき
  4. 従業員の氏名に変更があったとき
  5. 従業員の住所に変更があったとき
  6. 従業員の保険料に関する届出(年度更新・定時決定)
  7. 従業員が60歳になったとき
  8. 70歳以上の従業員が入社する、または従業員が70歳以上になるとき
  9. 従業員に賞与を支給したとき
  10. 従業員が出産するとき
  11. 従業員が育児休業・介護休業を取得するとき
  12. 従業員が病気で長期間休むとき
  13. 従業員が仕事中に怪我をしたとき

このうち、1〜8まではSmartHRで対応、9以降は今後対応予定のようです。

利用頻度の高い順に対応しているということでしょう。

SmartHRの利用レビュー

それでは、従業員を採用したときの手続きについて、実際にSmartHRを利用してレビューします。

1. 管理者の操作

まずはトップ画面から「入社の手続き」をクリック。

クラウド労務ソフトSmartHR

「登録済みの従業員から選ぶ」、または「本人に基本情報を入力してもらう」の2つの選択肢が出てきます。

ただ、どちらを選ぶにしても、まずは、あらかじめ従業員を登録しておく必要があります。

クラウド労務ソフトSmartHR

とりあえず、会社側で把握できる氏名、性別、そして会社側で設定できるメールアドレス、社員番号だけ入力して進んでみると、以下の画面が表示されます。

クラウド労務ソフトSmartHR

住所や基礎年金番号など本人に記入してもらうこともできます。入社予定日を聞かれるので、入社予定日を入力後、依頼する社員を選択し「依頼を作成する」ボタンをクリックして進みます。

クラウド労務ソフトSmartHR

2. 従業員の操作

登録した従業員のメールアドレスに招待メールが届きます。「招待を承認する」をクリックして次に進みます。

クラウド労務ソフトSmartHR

従業員アカウントの設定が求められるので、パスワードを設定して登録します。

すると、従業員情報の登録画面が表示されます。「必須項目」となっている項目を入力していきます。

ちなみに、よくある機能ですが、郵便番号を入れると住所が自動で入力されるなど、入力のしやすさに工夫があるのは嬉しいところです。

クラウド労務ソフトSmartHR

入力を終えると、以下の管理者への提出画面が表示されます。「提出する」をクリックして、従業員側の操作は終了します。

クラウド労務ソフトSmartHR

3. 管理者の操作

従業員に基本情報を入力してもらったら、再び管理者側の操作になります。

ちなみに、従業員が入力を終了し、管理者側に提出したことはメールでも通知が来ますので、見逃すことはありません。

クラウド労務ソフトSmartHR

入社手続きの流れがタスク形式で示されます。

この1つ1つのタスクをこなしていけば、入社に関する必要な手続きがすべて終了することになります。

また、タスクには見本があり、また「詳しく」という部分をクリックすればわかりやすい説明が表示されます。

クラウド労務ソフトSmartHR

必要な書類の一覧・詳細は、以下の画面から確認できます。

クラウド労務ソフトSmartHR

実際に入力の終わった「雇用保険被保険者資格取得届」を確認してみると、必要箇所はすべて入力できていることがわかります。

また、項目で不足している箇所があれば、右上の「編集」ボタンから情報を追加することも可能です。

なお、情報管理の厳しいマイナンバー(個人番号)については印刷・ダウンロード時にのみ出力ということでセキュリティ上も安心です。

クラウド労務ソフトSmartHR

そして作成を終えた様式については、(1)ハローワークに提出に行く、(2)郵送する、(3)電子申請するかの3択になります。

ただ、せっかくクラウド労務ソフトを利用しているわけですし、行政も電子申請を歓迎している状況なので、電子申請を行いたいところです。

そして、SmartHRは、電子申請もでき、右上の「電子申請依頼」をクリックして行うことができます。

クラウド労務ソフトSmartHR

このように表示されたタスクをこなしていくことで、手続きすべてが完了します。

そして、驚いたことに、SmartHRでは、雇用契約書や労働者名簿の作成など、社会保険や雇用保険の手続きに直接関係しないものまで作成できるように設計され、労務全般のフォローまでしてくれます。

この充実した気配りにはとても感心しました。

Smart HRの料金プラン

最後に、気になるSmartHRの料金プランをご紹介します。

年間一括払いと月々払いの2種類を選択でき、年間一括払いの場合の月額料金は以下のとおりです。

クラウド労務ソフトSmartHR

社会保険・雇用保険の手続きの煩雑さをわかりやすいフローで示してくれ、労務を1/3にできると考えると、妥当な料金設定かと思います。

まとめ

今回は、最近話題のクラウド労務ソフトSmartHRの使用感をレビューしましたが、いかがでしたでしょうか?

手順を細かく説明してきたので、大変そうと感じたかもしれませんが、実際は求められている項目に入力していくだけです。

実際に労務の実務を行っている方であればイメージできると思いますが、社会保険・雇用保険の申請書というのは複雑です。

SmartHRでは、これらの申請書の項目をわかりやすくかみ砕き、ソフト上で示される項目どおりに入力していけば自動的に申請書や届出が作成されます。

従業員にお願いすべき入力項目もソフト上でほぼ完結するため、従業員が記入した内容を書き写すというムダな業務もなくなります。

そして何といっても電子申請対応であり、印刷して役所まで行って提出するという手間も省略できます。

社会保険・労働保険の代行を主要業務としている社会保険労務士にとっても業務を省略化でき、相談業務に注力できるので、社労士にとってこそ有力なサービスかもしれません。

こういったサービスを利用する上で最も心配なのは、突然サービスが中止にならないかという点ですが、今まさに利用者が増えている状況にあり、その心配はないでしょう。

無料で試してみることができますので、まずは試しに登録してみてはいかがでしょうか?



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この記事を書いた人


安部敏志

あべ社労士事務所代表・社会保険労務士

中小企業の人事労務担当者の育成を中心に業務展開。専門記事の執筆やセミナー・社内研修の講師業も実施。

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